Warunki pełnego odliczenia
Zaliczenie 100% wydatków związanych z użytkowaniem samochodów służbowych do kosztów uzyskania przychodów w przypadku podatków dochodowych wymaga, aby pojazd był wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. W przypadku stwierdzenia, że samochód jest używany w sposób mieszany, tj. zarówno dla celów działalności gospodarczej, jak i innych celów (np. prywatnych), podatnik ma prawo zaliczenia jedynie 75% wydatków do kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT oraz analogicznie art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT).
Warto pamiętać przy tym o dotkliwej konsekwencji błędnej kwalifikacji — jeżeli organ ustali, że samochód był jednak wykorzystywany do celów mieszanych, ograniczenie do 75% stosuje się wstecz, od dnia rozpoczęcia używania pojazdu (art. 16 ust. 5h ustawy o CIT, analogicznie art. 23 ust. 5h ustawy o PIT).
Analogiczny mechanizm występuje w obszarze podatku VAT. Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT pełne odliczenie podatku naliczonego od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu służbowego przysługuje jedynie w przypadku pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Jeżeli samochód jest wykorzystywany również dla celów prywatnych, przysługuje prawo odliczenia jedynie 50% podatku VAT naliczonego.
Na potrzeby podatku VAT, aby skutecznie skorzystać z prawa do 100% odliczenia, podatnik musi dopełnić dwóch kluczowych formalności:
- Złożenie VAT-26 – jest to informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej.
- Prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu uregulowanej w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT.
Prowadzona na potrzeby podatku VAT ewidencja przebiegu jest również pomocniczo wykorzystywana na potrzeby podatków dochodowych. Zgodnie z art. 16 ust. 5f ustawy o CIT (analogicznie art. 23 ust. 5f ustawy o PIT), w przypadku braku prowadzenia ewidencji przebiegu uregulowanej w ustawie o VAT automatycznie uznaje się, że samochód jest wykorzystywany na cele mieszane.
Z analizy orzecznictwa oraz interpretacji indywidualnych wynika jednak, że organy podatkowe często uznają samą ewidencję za niewystarczającą. W tej sytuacji dodatkowe znaczenie zyskuje wprowadzenie w firmie polityki flotowej nakładającej na użytkowników konkretne obowiązki i ograniczenia, które obiektywnie wykluczają możliwość użycia pojazdu do celów prywatnych. Kluczowe znaczenie polityki flotowej w procesie dowodowym podkreśla m.in. najnowsze orzecznictwo NSA, którego wnioski przedstawiamy poniżej.
Polityka flotowa w praktyce sądów administracyjnych
Co istotne, oba poniższe orzeczenia łączy ta sama oś sporu — kwestia parkowania pojazdu w miejscu zamieszkania użytkownika, choć w odmiennych konfiguracjach (pracowników spółki w pierwszej sprawie i jednoosobowego przedsiębiorcy w drugiej). W obu też NSA jednoznacznie odrzucił argumentację organów podatkowych, uznając, że potencjalna możliwość użytku prywatnego nie przekreśla prawa do pełnego odliczenia.
Wyrok NSA z 9 października 2025 r., sygn. akt II FSK 110/23
Do NSA trafiła sprawa dotycząca możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości wydatków związanych z użytkowaniem samochodów służbowych. Istotą sporu była ocena, czy procedury wewnętrzne wdrożone w przedsiębiorstwie wystarczająco i obiektywnie wykluczają użytek pojazdów do celów prywatnych. Spółka — w celu zabezpieczenia się przed używaniem pojazdów w celach niesłużbowych — dopełniła wymogów formalnych oraz wprowadziła sformalizowaną politykę flotową, obwarowaną sankcjami za nieprzestrzeganie zapisów, z którą zapoznano użytkowników pojazdów oraz przewidującą cykliczne kontrole wykorzystania floty.
W konsekwencji Spółka stanęła na stanowisku, że ma prawo zaliczyć w 100% wydatki eksploatacyjne do kosztów uzyskania przychodów. Ze stanowiskiem Spółki nie zgodził się Dyrektor KIS, odmawiając jej prawa do pełnego odliczenia. Twierdził, że wdrożone procedury, a zwłaszcza dopuszczenie możliwości parkowania samochodu poza siedzibą firmy (m.in. w pobliżu miejsca zamieszkania pracowników), nie wykluczają całkowicie użytku prywatnego, stwarzając wciąż potencjalną możliwość wykorzystania auta do celów innych niż działalność gospodarcza.
NSA oddalił skargę kasacyjną Dyrektora KIS i potwierdził prawo Spółki do 100% zaliczenia wydatków eksploatacyjnych do kosztów uzyskania przychodów. Sąd podkreślił, że ryzyko wykorzystania samochodów służbowych do celów prywatnych istnieje zawsze. Kluczowy wymóg NSA ujął wprost:
„Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów.”
Spółce przysługuje zatem prawo pełnego uwzględnienia wydatków, gdy w sposób obiektywny określone przez nią zasady użytkowania pojazdów potwierdzają wyłączne wykorzystywanie pojazdu do działalności gospodarczej, tym samym podkreślając istotną wagę wewnętrznych regulaminów firmy dotyczących użytkowania pojazdów służbowych.
Wyrok NSA z 3 października 2025 r., sygn. akt I FSK 1618/22
Sprawa dotyczyła możliwości 100% odliczenia podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych samochodu służbowego. Podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą argumentował, że ma pełne prawo do odliczenia 100% kwoty VAT. Podkreślał on, że dokonał niezbędnych formalności oraz wprowadził regulamin wykluczający użycie pojazdu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Wskazał także, że specyfika prowadzonej działalności — świadczenie usług budowlanych w Polsce i w Niemczech — uzasadnia parkowanie pojazdu w miejscu zamieszkania (będącego jednocześnie siedzibą firmy), a do celów prywatnych dysponuje innymi pojazdami. Dyrektor KIS nie zgodził się ze stanowiskiem podatnika, wskazując, że samo parkowanie pojazdu w miejscu zamieszkania daje potencjalną możliwość wykorzystania go do celów prywatnych. Według organu wprowadzony regulamin oraz procedury mogą zniechęcać do użytku prywatnego, ale w rzeczywistości go nie eliminują ze względu na ciągłą dostępność auta pod domem.
Ze stanowiskiem podatnika zgodził się jednak NSA, orzekając, że organ interpretacyjny nie może z góry zakładać, iż parkowanie pojazdu w miejscu zamieszkania uniemożliwia jego wykorzystywanie wyłącznie do działalności gospodarczej — z powodu rzekomego ryzyka czy potencjalnej możliwości użytku prywatnego.
Podsumowanie
Powyższe orzeczenia NSA podkreślają istotną rolę posiadania w firmie odpowiednio uregulowanej polityki flotowej. Z jednej strony pełni ona rolę regulaminu korzystania z samochodów służbowych i określa obowiązki użytkowników, z drugiej strony stanowi realne zabezpieczenie w przypadku kontroli podatkowych.
Warto zauważyć, że oba przytoczone wyroki dotyczyły tej samej osi sporu — parkowania pojazdu w miejscu zamieszkania. NSA konsekwentnie uznał, że samo to nie przekreśla prawa do pełnego odliczenia, jeżeli wewnętrzne procedury firmy obiektywnie wykluczają użytek prywatny. To istotna wskazówka praktyczna: parkowanie pod domem nie musi być automatyczną przeszkodą, ale tylko wtedy, gdy stoi za tym solidna polityka flotowa.
Każda polityka flotowa powinna być dopasowana do specyfiki działalności i struktury organizacyjnej — chętnie wesprzemy w jej przygotowaniu lub aktualizacji w świetle najnowszego orzecznictwa.
Mateusz Bylica & Arkadiusz Tatar