Mechanizm Pay & Refund wciąż budzi liczne wątpliwości interpretacyjne. W skrócie – znajduje on zastosowanie w przypadku wypłat przez polskich płatników należności z tytułu odsetek, należności licencyjnych lub dywidend na rzecz podmiotów powiązanych za granicą, jeżeli ich łączna wartość przekracza w ciągu roku 2 mln zł.
W takich przypadkach płatnik zobowiązany jest do pobrania podatku u źródła (WHT) według stawki 20% lub 19%. Zastosowanie zwolnienia lub stawki preferencyjnej wymaga spełnienia rygorystycznych wymogów formalnych.
💸Błędy płatnika, wykryte przez Lubelski Urząd Skarbowy – organ dedykowany do rozliczeń WHT – mogą być kosztowne. W przypadku naruszeń płatnik jest zobowiązany do zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami za zwłokę. Dopiero po dokonaniu zapłaty możliwe jest złożenie wniosku o zwrot WHT – poparty szeregiem dokumentów uzasadniających zastosowanie zwolnienia lub preferencyjnej stawki.
❓Czy możliwy jest zwrot odsetek?
Skoro organ może zwrócić zapłacony WHT, pojawiają się dwa istotne pytania:
- Czy możliwy jest także zwrot odsetek za zwłokę, mimo że powstały one wskutek błędu płatnika?
- Czy o taki zwrot może wystąpić zagraniczny podatnik, mimo że odsetki wynikają z uchybień po stronie polskiego płatnika?
Organy podatkowe stoją na stanowisku, że odsetki nie podlegają zwrotowi, ponieważ wynikają z rzeczywistego zobowiązania – a więc z obowiązku zapłaty WHT, który powstał z uwagi na niespełnienie formalnych warunków zwolnienia. W ocenie organów, mechanizm Pay & Refund nie stanowi procedury zwrotu nadpłaty sensu stricto. Tym samym – skoro istniał obowiązek zapłaty podatku, istniał też obowiązek zapłaty odsetek. Dodatkowo, brak jest – zdaniem organów – podstawy prawnej do rozpatrzenia wniosku o zwrot odsetek.
⚖️Stanowiska te nie znajdują jednak aprobaty sądów administracyjnych, które wskazują, że jeśli WHT został w całości zwrócony, to również odsetki – jako świadczenie akcesoryjne – powinny podlegać zwrotowi.
Przykładowo, NSA w wyroku z 30 maja 2025 r. (II FSK 202/25) – prawdopodobnie pierwszym wyroku na etapie NSA wydanym w takiej sprawie – potwierdził zasadność zwrotu odsetek – podtrzymując wyrok WSA w Lublinie z 30 października 2024 r.
❓Kto może domagać się zwrotu odsetek?
Odrębną kwestią jest to, kto jest uprawniony do wystąpienia z wnioskiem o zwrot odsetek:
- Organy podatkowe uznają, że wyłącznym adresatem uprawnienia jest płatnik, ponieważ to on odpowiada za nieprawidłowe pobranie i wpłatę podatku.
- Tymczasem sądy administracyjne – przykładowo WSA w Lublinie (I SA/Lu 585/24 z 8 stycznia 2025 r.) – dopuszczają możliwość, że uprawnionym do żądania zwrotu może być także zagraniczny podatnik, jeśli to on poniósł ekonomiczny ciężar zapłaconych odsetek.
W konsekwencji, w przypadku, gdy zagraniczny podmiot faktycznie pokrył koszt odsetek (np. zwracając je płatnikowi, który odprowadził je jedynie „technicznie” do urzędu skarbowego), to on może ubiegać się o ich zwrot. I to, pomimo że formalnie płatnik ponosi odpowiedzialność materialną za popełnione błędy.
💡Podsumowanie
Mechanizm Pay & Refund nadal rodzi istotne problemy interpretacyjne – zwłaszcza w zakresie zwrotu odsetek za zwłokę. Brak jednoznacznych regulacji i utrwalonej praktyki organów sprawia, że spory na tym tle trafiają do sądów.
Ze względu na potencjalne ryzyka finansowe oraz prawdopodobieństwo rozstrzygnięcia sporów dopiero na etapie sądowym, warto skonsultować wniosek o zwrot podatku oraz ewentualnych odsetek z doradcą podatkowym.
Katarzyna Konopacka-Soroko & Mateusz Bylica