Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) to już nie odległa wizja, lecz konkretna rzeczywistość, która nabiera tempa legislacyjnego. Po majowych konsultacjach opublikowano nowe projekty rozporządzeń oraz zaktualizowany projekt ustawy – a lipiec, zgodnie z zapowiedziami MF, to realny termin zakończenia prac. Czy jesteś gotowy na rewolucję fakturowania?
🔎 Co nowego w projektach legislacyjnych?
30 maja 2025 r. Ministerstwo Finansów zaprezentowało:
- Projekt rozporządzenia o wyłączeniach z KSeF – określono dodatkowe przypadki, w których faktury ustrukturyzowane nie będą obowiązkowe. Dotyczy to m.in.:
- dostaw i usług, gdy nabywca nie posiada NIP-u (np. samofakturowanie przez zagraniczny podmiot),
- sytuacji odwrotnej – samofakturowania przez krajowy podmiot na rzecz zagranicznego podmiotu (również bez identyfikacji NIP).
- Projekt rozporządzenia o korzystaniu z KSeF, który precyzuje m.in.:
- zasady nadawania i odbierania uprawnień (wraz z wzorem zawiadomienia),
- wymogi uwierzytelnienia, w tym certyfikat KSeF,
- sposób oznaczania faktur i generowania kodów QR,
- wymagania dotyczące zgłoszenia zamiaru korzystania z KSeF lub jego zaprzestania.
⚠️ Terminy pozostają bez zmian
Pomimo zmian technicznych i konsultacji, harmonogram wejścia w życie KSeF pozostaje bez zmian:
- 1 lutego 2026 r. – dla podatników z obrotem >200 mln zł w 2024 r.
- 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców
To oznacza, że czasu na przygotowania jest coraz mniej, zwłaszcza dla firm o złożonej strukturze fakturowania, dużej liczbie kontrahentów.
✅ Co należy zrobić już dziś?
Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana formatu faktury, ale głęboka transformacja operacyjna. Oto nasze rekomendacje:
- Zaplanuj harmonogram wdrożenia – od testów po integrację z produkcją,
- Wybierz dostawcę systemu IT lub integratora – nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę,
- Zrewiduj umowy z kontrahentami i procesy wewnętrzne – kto wystawia fakturę, kiedy i jak?
- Dokonaj analizy danych i mapowania faktur do wymogów KSeF – zidentyfikuj dane krytyczne, których może brakować.
💬 Czy Twoja firma jest gotowa na KSeF?
Wiele organizacji traktuje temat „na później”, jednak doświadczenia z wdrożeniem JPK czy SLIM VAT pokazują, że odpowiednie przygotowanie to klucz do sukcesu – i oszczędności.
Zachęcamy do wspólnej analizy – sprawdźmy, jak KSeF wpłynie na Twoją firmę i jak najlepiej przygotować się do tej zmiany.
Katarzyna Konieczna-Kłobut & Michał Droś