Zbliżający się KSeF budzi coraz więcej pytań, dlatego wracamy z kolejną porcją praktycznych wyjaśnień. W opublikowanym niedawno Podręczniku KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów doprecyzowało zasady dotyczące wizualizacji e-Faktury, czyli prezentacji faktury ustrukturyzowanej poza systemem. Pozostawiając na boku dyskusje o charakter prawny wydanych Podręczników w kontekście źródeł prawa – poniżej przedstawiamy skrót przedstawionych przez MF wskazówek.
Faktury ustrukturyzowane, co do zasady, są wystawiane oraz udostępniane nabywcy za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Ustawodawca przewidział jednak sytuacje, w których podatnik – mimo wystawienia faktury w KSeF – jest zobowiązany przekazać jej treść nabywcy w sposób uzgodniony między stronami, przykładowo w formie wydruku lub pliku PDF. Obowiązek ten powstaje w szczególności w przypadkach, gdy:
- miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
- nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub
- nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub
- nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej
Poniżej przedstawiamy najistotniejsze informacje dotyczące zasad przygotowywania wizualizacji e-Faktur.
📍1. Wizualizacja nie musi być identyczna z plikiem XML
Ministerstwo Finansów nie wprowadziło obowiązkowego, jednolitego szablonu wizualizacji. W związku z tym dostawcy oprogramowania mogą przygotować własne układy graficzne, a podatnicy mogą skorzystają także z bezpłatnych narzędzi MF: Aplikacji Podatnika KSeF, Aplikacji Mobilnej KSeF czy e-mikrofirmy.
📍2. Obowiązek zachowania spójności danych
Biorąc pod uwagę, że wizualizacja jest jedynie prezentacją danych zapisanych w pliku XML przesłanym do KSeF, kluczowe jest zapewnienie:
- spójności z treścią faktury zapisanej w XML,
- czytelnego i logicznego układu informacji,
- braku rozbieżności pomiędzy danymi zaakceptowanymi przez KSeF a treścią wizualizacji.
📍3. Dodatkowe elementy są dopuszczalne
Wizualizacja może być rozszerzona o elementy, które nie występują w XML, m.in.:
- logo firmy,
- dane kontaktowe,
Jak jednak wskazuje MF -❗Nie zaleca się wysyłania do KSeF pliku XML zawierającego jedynie podstawowe dane, przy jednoczesnym umieszczaniu wszystkich informacji dodatkowych wyłącznie na wizualizacji. Powoduje to brak pełnych danych w systemie, utrudnia automatyzację księgowania i stoi w sprzeczności z celem KSeF, jakim jest eliminacja ręcznego wprowadzania informacji. Dlatego MF rekomenduje pełne wykorzystanie struktury e-Faktury i zamieszczanie wszystkich istotnych danych w XML.
📍4. Możliwość wizualizacji w języku obcym
Wizualizacja może być:
- sporządzona w języku angielskim,
- przygotowana w dwóch językach równocześnie.
Wymóg pozostaje jeden – dane w wizualizacji muszą odpowiadać zawartości pliku XML faktury w języku polskim. Nie ma również przeszkód, aby plik XML faktury przesyłany do KSeF zawierał dane przygotowane w języku obcym.
Podsumowanie
Wizualizacja e-Faktury daje podatnikom dużą swobodę w zakresie formy, przy jednoczesnym obowiązku zachowania pełnej zgodności z plikiem XML. Dobrze przygotowany szablon zwiększa czytelność dokumentu i ułatwia pracę zarówno podmiotom krajowym, jak i zagranicznym.
Ewelina Pietrasik & Katarzyna Konieczna-Kłobut