W zakresie trwających prac legislacyjnych dotyczących KSeF, przedsiębiorcy i księgowi zadają sobie wiele pytań, w tym m.in. co zrobić, gdy system nie będzie działał? Czy wystawić e-fakturę mimo awarii? Jak ją udokumentować? Czy druga strona w ogóle uzna ją za ważną?
W tym artykule omawiamy kluczowe scenariusze i ryzyka związane z wystawianiem e-faktur w czasie awarii lub niedostępności KSeF – zarówno po stronie Ministerstwa Finansów, jak i podatnika.
📌 Warto mieć świadomość, że awaria systemu może skutkować nie tylko koniecznością zmiany trybu wystawiania e-faktur, ale również realnymi trudnościami operacyjnymi:
– opóźnionym przekazaniem e-faktur nabywcom,
– wątpliwościami co do formy i ważności dokumentów,
– niejednoznaczną dokumentacją dowodzącą „awarii”.
📌 Scenariusze awaryjne – co mówią przepisy?
Ustawodawca przewidział kilka ścieżek działania, w zależności od źródła awarii. Oto kluczowe scenariusze:
1️ Awaria po stronie Ministerstwa Finansów (KSeF)
✅ e-fakturę wystawiamy w formie elektronicznej, zgodnej ze wzorem KSeF;
✅ udostępniamy ją kontrahentowi np. mailowo;
✅ e-faktura musi zawierać dwa kody QR, w tym „CERTYFIKAT”;
✅ Mamy 7 dni roboczych od zakończenia awarii na przesłanie jej do KSeF.
2️ Awaria po stronie podatnika, niedostępność KSeF
Jeśli problem leży po stronie wystawcy (np. awaria systemu księgowego) bądź gdy system jest niedostępny:
✅ e-fakturę wystawiamy w formie elektronicznej, zgodnie ze wzorem KSeF;
✅ e-faktura musi zawierać dwa kody QR, w tym „CERTYFIKAT”;
✅ należy przesłać e-fakturę do KSeF, w celu przydzielenia jej numeru ją identyfikującego nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu:
– zakończenia okresu niedostępności KSeF,
– ich wystawienia, w przypadku awarii po Twojej stronie.
Kod QR i „CERTYFIKAT” – czy to wystarczy?
Tak – zgodnie z nowelizacją ustawy, e-faktura udostępniona nabywcy poza KSeF, ale zawierająca dwa kody – kod QR OFFLINE oraz kod QR „CERTYFIKAT”, jest pełnoprawną e-fakturą.
👉 Taki kod potwierdza autentyczność i integralność treści e-faktury, nawet jeśli nie trafiła jeszcze do systemu KSeF.
Czy w czasie awarii należy wstrzymać wystawianie e-faktur?
To pytanie z kategorii compliance i zarządzania ryzykiem. Przepisy nie nakazują wstrzymania fakturowania, ale decyzję warto przemyśleć strategicznie.
Rekomendacja: każda firma powinna opracować wewnętrzną instrukcję awaryjną, która:
✅ Rozróżnia źródło awarii (MF, podatnik, infrastruktura IT);
✅ Wskazuje tryb wystawiania faktur offline (tzw. tryb offline24);
✅ Określa, kiedy i w jakiej formie przekazujemy e-fakturę kontrahentowi;
✅ Uwzględnia sposób dokumentowania zdarzenia.
Wnioski i działania, które warto wdrożyć:
📌 Upewnij się, że Twoje systemy ERP są gotowe na pracę w trybie offline;
📌 Zapewnij dostęp do wzorców e-faktur zgodnych z formatem KSeF;
📌 Przygotuj wzory komunikatów do kontrahentów, informujących o awarii;
📌 Skonfiguruj mechanizm generowania kodów QR z „CERTYFIKATEM”;
📌 Stwórz procedurę postępowania w 4 wariantach:
– awaria po stronie MF,
– awaria po stronie Spółki,
– niedostępność systemu,
– wystawianie w trybie offline24.
📣 Podsumowanie
System KSeF to milowy krok w cyfryzacji VAT, ale… nie jest odporny na awarie. Dlatego już teraz warto przygotować organizację na sytuacje wyjątkowe.
Pamiętaj – faktura wystawiona poza KSeF nie oznacza braku skutków podatkowych, o ile zostaną spełnione odpowiednie warunki formalne.
Katarzyna Konieczna-Kłobut & Michał Droś